¿Cómo realizar la nota de cierre de cuentas de retención en la fuente?

¿Qué es y cómo funciona la nota de cierre de cuentas?

La nota de cierre de cuentas – Retención en la fuente en ventas en Pymes+ se utiliza al final del año contable para consolidar automáticamente los saldos registrados por distintos terceros y dejar activo únicamente el tercero DIAN. Este proceso permite organizar la cuenta para el cierre fiscal unificándola en un solo tercero y facilita el cruce posterior con la contabilización de la declaración de renta, evitando ajustes manuales y reprocesos al finalizar el período.

⚠️Permisos de usuario

Antes de ingresar a esta ruta, debes verificar que el usuario tenga los permisos habilitados para ejecutar la nota: ¿Cómo habilitar permisos para nota de cierre de cuentas?

⚠️Para la presentación de información exógena, tener en cuenta que la nota no debe estar causada, puesto que la nota cierra los saldos de los terceros, recuerda generar los formatos con anterioridad a la causación de la nota.

⚠️Sí con anterioridad tenías creado el tercero DIAN con un NIT incorrecto, para la causación automática Pymes+ tomará únicamente el tercero DIAN identificado con NIT 800.197.268

⚠️Este proceso solo se puede realizar a 31 de diciembre.

💡En caso de que cuentes con varias sucursales en Pymes+, este proceso se ejecuta en una de las sucursales cerrando los saldos de todas, por lo que no es necesario ejecutar la nota por cada sucursal.

💻 Ingresa a través de: Otras C ➡️ Causaciones automáticas ➡️ Notas de cierre de cuentas

✅Escoge en tipo de documento: Retención en la fuente en ventas.

✅Posteriormente haz clic en "Contabilizar"

Una vez finalizado el proceso te indicará en qué consecutivo de nota de contabilidad fue generado el documento y si deseas puedes visualizar la nota presionando en "Ver nota contable" o puedes consultar el documento en la ruta Otras C - Notas de contabilidad (si lo realizas en dicha ruta solo puedes consultarla escribiendo el consecutivo en el campo "consecutivo")

En resumen

La nota cierre de cuentas - retención en la fuente ventas en Pymes+ es un proceso automático el cual te permite:

Ordenar la cuenta de retención que te realizan tus clientes al cierre del año.
Dejar el saldo en un único tercero.
Facilitar el cruce con la declaración de renta.
Un solo proceso, una sola nota y sin reprocesos por tercero o sucursal evitando errores involuntarios de causación manual.

Sí presentas alguna duda o inquietud, no dudes en comunicarte con nuestro equipo de soporte.