Cuando realizas conciliaciones bancarias de forma frecuente, es común encontrar movimientos que se repiten constantemente, como comisiones bancarias, pagos de nómina, transferencias internas o cobros automáticos. Revisar y conciliar manualmente estos movimientos puede consumir tiempo y aumentar el riesgo de errores.
Con las Reglas de Conciliación Automática, puedes indicarle al sistema cómo identificar estos movimientos para que sean conciliados automáticamente cada vez que aparezcan en tus extractos bancarios.
¿Qué puedes lograr?
- Reducir el tiempo dedicado a la conciliación bancaria.
- Automatizar el reconocimiento de movimientos recurrentes.
- Disminuir errores derivados de procesos manuales.
- Mantener criterios consistentes de conciliación.
- Gestionar y actualizar fácilmente las reglas según las necesidades de tu operación.
¿Dónde configurar las reglas?
- Ingresa a la vista de Conciliación Bancaria.
- Activa la opción Conciliación Automática.
- Haz clic en Gestionar reglas.
- Selecciona Crear nueva regla.
Administrar reglas existentes
Desde la pantalla de gestión podrás visualizar todas las reglas configuradas y consultar información relevante sobre cada una:
- Nombre de la regla.
- Condición utilizada para identificar movimientos.
- Acción que ejecutará el sistema.
- Estado de la regla (Activa o Inactiva).
- Fecha de última ejecución.
- Opciones de gestión disponibles.
📌Las reglas se guardan por sucursal, de modo que cada una maneja su propio conjunto de reglas de conciliación automática, independiente de las demás.
Crear una nueva regla
Cuando identifiques un tipo de movimiento que se repite con frecuencia, puedes crear una regla para que el sistema lo procese automáticamente.
Información requerida:
Nombre de la regla
- Permite identificar fácilmente su propósito.
- Ejemplo: COBRO IVA PAGOS AUTOMÁTICOS.
Campo a evaluar
Define dónde debe buscar el sistema la información para identificar el movimiento:
- Descripción
- Débito
- Crédito
- Fecha
- Número de documento
Para editar una regla:
Clic en el ícono del lápiz en la columna "Acciones"
Modificar los campos que se crea necesarios y clic en actualizar regla.
Activar/Desactivar Regla:
-
Clic en el ícono de pausa (para desactivar) o play (para activar) Las reglas inactivas se muestran en color gris y con badge rojo.
⚠️ Las reglas que estén inactivas no se aplicarán durante las conciliaciones automáticas.
Para garantizar que las conciliaciones automáticas funcionen correctamente, el sistema verifica que toda la información necesaria esté completa antes de permitir guardar una nueva regla. Esto ayuda a evitar configuraciones incompletas que puedan afectar la identificación automática de movimientos.
¿Qué puedes configurar?
Puedes crear una o varias reglas según las necesidades de tu operación financiera. Cada regla puede identificar movimientos utilizando diferentes criterios, tales como:
- Palabras o textos contenidos en la descripción del movimiento.
- Tipo de movimiento bancario.
- Valores específicos o montos fijos.
Además, cada regla puede asociarse a:
- Una cuenta contable determinada.
- Un tipo de documento específico.
¿Qué sucede después de crear una regla?
Una vez guardada y activada, la regla será utilizada automáticamente por el sistema en las próximas conciliaciones bancarias. Cada vez que se detecte un movimiento que cumpla las condiciones configuradas, el sistema aplicará la acción correspondiente sin necesidad de intervención manual.
Mantén tus reglas actualizadas
A medida que cambian los procesos o aparecen nuevos tipos de movimientos recurrentes, puedes administrar fácilmente tus reglas:
- Activarlas o desactivarlas según sea necesario.
- Modificar sus condiciones o configuraciones.
- Eliminar aquellas que ya no se utilicen.
De esta manera, puedes adaptar continuamente la automatización de tus conciliaciones a las necesidades reales de tu negocio y mantener un proceso más eficiente y consistente.
