📌 Según el concepto unificado DIAN #0106 del 19 de agosto de 2022, las prestaciones sociales deben reportarse al momento del pago, no al momento de la provisión. Esto evita duplicar el gasto ante la DIAN.
⚠️ La fecha límite para transmitir la nómina electrónica a la DIAN es dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período de pago.
La Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 deja claro que el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera a partir de los pagos o abonos en cuenta efectivamente realizados en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, o a pensionados a cargo del empleador.
🔑 Claves de la norma:
- En el artículo 2 se dice que este documento constituye el soporte de costos y deducciones en renta e impuestos descontables en IVA, y está compuesto por los valores devengados, deducidos y el total diferencia.
- En el artículo 3 se indica que debe generarse mensualmente, acumulando los valores correspondientes a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes anterior.
👉 Eso significa que la DIAN espera que el XML refleje la nómina efectivamente liquidada y registrada contablemente como gasto del mes, no simples provisiones contables futuras.
En otras palabras:
Sí debes reportar lo que efectivamente se devengó y se descontó en el mes (incluyendo prestaciones sociales causadas si hacen parte de la liquidación). No se deben reportar provisiones que aún no se pagan ni se registran en la nómina del periodo (ejemplo: provisión de vacaciones o cesantías no liquidadas aún).
✅ Qué SÍ se reporta (en el XML)
| Categoría | Ejemplos | Observaciones |
| Devengados (ingresos del trabajador) | Sueldo básico, horas extras, recargos, comisiones, auxilios, bonificaciones, viáticos pagados, dotación en dinero, vacaciones pagadas, primas pagadas, cesantías e intereses liquidados en el periodo. | Son los valores causados y liquidados en el mes. |
| Deducciones (descuentos al trabajador) | Aportes a salud, pensión, fondo de solidaridad, retenciones en la fuente, embargos, libranzas, cuotas sindicales, préstamos de empleado. | Se reportan tal cual aparecen en la liquidación del mes. |
| Novedades del periodo | Ingresos o retiros de empleados, licencias, incapacidades, suspensiones, pagos por terminación del contrato. | Deben marcarse en el XML en la sección de novedades. |
| Total diferencia | Neto a pagar = Devengados – Deducciones. |
Este es el valor final reportado por trabajador. |
❌ Qué NO se reporta (NO van en el XML)
| Categoría | Ejemplos | Observaciones |
| Provisiones contables | Provisión mensual de vacaciones, cesantías, intereses sobre cesantías, primas no liquidadas aún. | La DIAN pide reportar solo valores efectivamente causados y liquidados, no provisiones futuras. |
| Pasivos sin liquidación | Beneficios pactados para pagar más adelante (bonos, indemnizaciones futuras). | Mientras no se liquiden y causen en nómina, no son objeto del soporte electrónico. |
| Estimaciones contables | Ajustes por inflación laboral, reservas actuariales, provisiones de beneficios a largo plazo. | No hacen parte de la nómina electrónica. |
📌 Regla práctica:
El XML debe reflejar la liquidación real de nómina de cada empleado en el mes, incluyendo lo que se pagó y lo que se descontó.
Las provisiones contables solo van cuando se convierten en un valor efectivamente liquidado al trabajador.