¿Porqué es importante la recepción de documentos?

Te informamos que la DIAN por medio de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 modificó y adicionó algunos artículos a la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020 y estableció que la aceptación y/o rechazo a las facturas de venta electrónicas deberán registrarse desde el proveedor tecnológico del adquiriente del bien o servicio, es decir, el receptor de la factura; según la resolución estos eventos deben ser aceptados conforme a lo expuesto en la normativa y firmados electrónicamente a través del certificado de firma digital para garantizar su integridad y autenticidad.

 

En Pymes+ tendrás integrada la funcionalidad de recepción de documentos electrónicos, a través de la cual podrás generar los eventos de acuse de recibido de la factura electrónica, acuse de recibido del bien/servicio y aceptación expresa/tacita a las facturas de venta electrónicas que te sean emitidas cumpliendo con la normativa presentada por la DIAN. 

 

Es importante registrar los eventos de las facturas para poder deducir los costos, gastos e impuestos correspondientes y para que la factura pueda ser utilizada como un título valor negociable. Si no se registran estos eventos, la factura podría perder su validez como soporte contable y tributario, lo que podría acarrear sanciones o mayores cargas tributarias para la empresa. 

 

• Deducción de impuestos: Los eventos de acuse de recibo y de aceptación son obligatorios para que el comprador pueda deducir los costos, gastos e impuestos descontables en sus declaraciones tributarias.
• Evitar sanciones: No cumplir con el registro de eventos puede resultar en un aumento de la carga impositiva.
• Control de la operación: Permite verificar que se han recibido tanto la factura como los bienes o servicios, y registrar las inconformidades en caso de que el producto o servicio no cumpla con lo acordado.
• Facilita la gestión financiera: Un proceso de facturación eficiente es fundamental para controlar el flujo de caja, calcular impuestos y tomar decisiones estratégicas. 

• Validación como título valor: Los eventos permiten que la factura electrónica se convierta en un título valor que puede ser objeto de negociación (por ejemplo, para descontarlo en el RADIAN).
• Soporte legal: En caso de no pago, los eventos registrados sirven como prueba del cumplimiento de la transacción, facilitando los procesos legales para el cobro de la factura. 

• Acuse de recibo de la factura: Notifica al emisor que se recibió el documento.
• Recibo de la mercancía o prestación del servicio: Confirma la entrega de los bienes o la ejecución del servicio.
• Aceptación o rechazo de la factura: Es el evento final que valida la factura. Se puede dar por aceptación expresa (el comprador acepta explícitamente) o aceptación tácita (si transcurren tres días hábiles después del recibo del bien/servicio sin reclamaciones). 
  
  * Información tomada de google*