¿Por qué es importante la recepción de documentos electrónicos?
🎯Cumplir con la normativa de la DIAN y garantizar que las facturas electrónicas recibidas sean válidas jurídica, contable y tributariamente.
La recepción y registro de eventos de documentos electrónicos no es solo un paso operativo: es una condición obligatoria para deducir costos e impuestos, evitar sanciones y proteger tu empresa ante riesgos legales y financieros.
La DIAN, mediante la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021, que modifica la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020, estableció que:
La aceptación y/o rechazo de las facturas electrónicas de venta debe ser registrada por el adquiriente del bien o servicio, a través de su proveedor tecnológico.
Estos eventos:
- Deben realizarse conforme a la normativa vigente
- Deben firmarse electrónicamente con certificado digital
- Garantizan la integridad, autenticidad y validez legal del documento
En otras palabras, si recibes una factura electrónica, eres responsable de registrar sus eventos.
¿Cómo te ayuda Pymes+ Express a cumplir este objetivo?
💡 Pymes+ tiene integrada la funcionalidad de recepción de documentos electrónicos, que te permite:
- Registrar el acuse de recibido de la factura
- Confirmar el recibo del bien o la prestación del servicio
- Generar la aceptación expresa o tácita de las facturas electrónicas recibidas
Todo esto cumpliendo con los requisitos técnicos y normativos exigidos por la DIAN.
¿Por qué es clave registrar los eventos?
Registrar los eventos no es opcional. Es fundamental para:
- ✅ Deducir costos, gastos e impuestos descontables
- ✅ Conservar la factura como soporte contable y tributario
- ✅ Permitir que la factura sea un título valor negociable
- ✅ Evitar sanciones o incrementos en la carga tributaria
🚨 Si no se registran los eventos:
- La factura puede perder su validez
- Podrías enfrentar reprocesos, sanciones o mayores impuestos
Beneficios clave para el comprador
💰 Deducción de impuestos
Los eventos de acuse y aceptación son obligatorios para poder deducir:
- Costos
- Gastos
- Impuestos descontables en declaraciones tributarias
⚠️ Prevención de sanciones
No registrar los eventos puede generar:
- Pérdida de beneficios fiscales
- Aumento de la carga impositiva
📦 Control de la operación
Permite:
- Confirmar la recepción de la factura
- Validar la entrega del bien o servicio
- Registrar inconformidades si lo recibido no cumple lo acordado
📊 Mejor gestión financiera
Un proceso de recepción ordenado:
- Mejora el control del flujo de caja
- Facilita el cálculo de impuestos
- Apoya la toma de decisiones estratégicas
Beneficios clave para el vendedor
📄 Validación como título valor
Cuando los eventos están registrados:
- La factura electrónica puede convertirse en título valor
- Puede ser negociada, por ejemplo, en el RADIAN
⚖️ Soporte legal
En caso de no pago:
- Los eventos sirven como prueba del cumplimiento de la transacción
- Facilitan procesos legales de cobro
Tipos de eventos que debes conocer
1️⃣ Acuse de recibo de la factura
Confirma al emisor que el documento fue recibido.
2️⃣ Recibo del bien o prestación del servicio
Valida que los bienes fueron entregados o el servicio fue ejecutado.
3️⃣ Aceptación o rechazo de la factura
Es el evento final que define la validez del documento:
- Aceptación expresa: el comprador acepta explícitamente la factura.
- Aceptación tácita: si transcurren tres (3) días hábiles después del recibo del bien o servicio sin reclamos.
🎯 Cumples con la DIAN, proteges tu operación y aseguras que las facturas recibidas tengan plena validez fiscal y legal, tanto para deducciones como para negociaciones futuras.
Si deseas aprender cómo registrar estos eventos paso a paso en Pymes+, continúa con los artículos relacionados de la base de conocimiento.