Para asegurar la integridad de los registros contables asociados a una conciliación bancaria, se debe bloquear automáticamente los documentos que ya han sido conciliados, para evitar modificaciones no controladas y garantizar la consistencia financiera.
- Los documentos asociados a una conciliación bancaria:
- Quedan marcados como “documento afectado”
- No pueden ser editados
- Para modificar uno de estos documentos:
- Es necesario anular primero la conciliación bancaria
- Al consultar un documento conciliado:
- Se muestra una marca de agua: “DOCUMENTO AFECTADO”
Documentos impactados
La conciliación bancaria puede afectar documentos de múltiples módulos, incluyendo:
Compras y Facturación
- Compras, Facturas (ítems, remisiones agrupadas, inversiones, activos fijos, diferidos, costos y gastos, contratistas)
- Importaciones (incluyendo gastos extemporáneos)
- Anticipos
Ventas
- Facturas de venta (ítems, servicios profesionales, AIU, cuenta de terceros, etc.)
- Anticipos a clientes
- Bonos regalo
Tesorería
- Consignaciones, Transferencias de fondos, Devoluciones de cheques, Notas bancarias, Recibos de caja, Comprobantes de egreso, Desembolsos de caja menor y Préstamos.
Impuestos
- IVA, ICA, retenciones
- Pagos de impuestos
- Otros impuestos
Otros procesos contables
- Notas de contabilidad
- Saldos iniciales
- Otros ingresos (operacionales y no operacionales)
Nómina
- Pagos de nómina
- Anticipos a empleados
- Aportes
- Primas, vacaciones, cesantías y liquidaciones
POS
- Traslados de registradora a caja general
Por esta razón, el sistema controla la edición de los documentos asociados a conciliaciones bancarias.
Comportamiento en la conciliación automática
Cuando finalizas una conciliación automática, nos aseguramos que el resultado no sea alterado accidentalmente, para mantener la integridad del proceso
- Al guardar la conciliación como final:
- La pantalla pasa a modo solo lectura
- Se bloquean:
- Edición
- Acciones de conciliación
- Solo queda disponible la opción de anular
Validaciones visuales y trazabilidad
- Se muestra la marca de agua “DOCUMENTO AFECTADO” en vistas clave, como:
- Factura de gastos extemporáneos de importación
- Otros ingresos
- Traslado de registradora a caja general
- Pagos
- Al anular una conciliación:
- El botón de anular queda deshabilitado
- No es posible restaurarla desde la misma pantalla
- El PDF refleja el estado con la marca de agua:
- “DOCUMENTO ANULADO”
