Tips y recomendaciones previas:
📌 Este es un guía que te ayudará a comenzar a trabajar en la información exógena de forma organizada y efectiva.
- Identifica los formatos a presentar
- Conoce tus insumos: la información contable, balance de comprobación, elabore un mapa de los formatos y conceptos que aplica
- Verifica y corrige directamente en Pymes+ los terceros que tengan parámetros que pueden causar inconvenientes como: dirección, teléfono o municipio.
- Haz el cierre contable en Pymes+
- Parametriza los formatos y conceptos en la estructuración de Pymes+
- Inicia con los formatos más sencillos
- Revisa y complementa la información obtenida
- Valida y presenta los formatos con anticipación
Descarga el prevalidador DIAN
📌 Ingresa al portal DIAN y descarga el archivo correspondiente para el año gravable que vas a realizar
- Recuerda que debes habilitar las macros para Excel.
- No olvides que la descarga de este archivo puede cerrar las ventanas de los libros de Excel que estás trabajando en ese momento.
Insumos de contraste
📌 Estos son los recursos contables que necesitas tener disponibles para contrastar la información de manera más efectiva:
- Balance de comprobación del año gravable anterior en formato Excel
- Resumen de los aportes a la seguridad social PILA
- Declaración de renta del año gravable anterior y sus anexos o borrador
- Relación de las retenciones en las fuentes presentadas el año gravable anterior
- Certificado tributario de las entidades financieras
Actualiza la información de los formularios y conceptos
📌 Antes de generar el reporte de medios magnéticos y pasarlo al validador, revisa la configuración de los formularios y sus conceptos. Estos deben coincidir con la resolución que haya vigente en el momento.
1️⃣ Adiciona conceptos nuevos
En Pymes+ la mayoría de conceptos en los formularios se entregan configurados y listos para ser usados, en caso de no encontrar algún concepto por causa de una nueva resolución puedes adicionar más, de la siguiente manera:
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- 💻 Ingresa a través de: Estructuración ➡️ Contabilidad ➡️ General ➡️ Información exógena
- A tu izquierda selecciona el formato. Por ejemplo: 1001
- Haz clic en el lápiz para editar
- Luego, sube y pulsa en el ➕ que está al lado de la casilla y se llama: "agregar nuevo registro"
- Escribe el nombre del concepto
- Asigna el código según la resolución DIAN vigente
- Luego, escribe el monto mínimo a reportar
- Clic en la marcación verde para guardar ✅
- Ahora ya puedes seleccionar el nuevo concepto y agregar las cuentas
-
Esta infografía puede ayudarte a conocer mejor el proceso (haz clic en cada uno de los pasos) ⬇️:
2️⃣ Configura las cuentas PUC necesarias a los conceptos
Si has creado nuevos conceptos o si por alguna razón la resolución vigente ha cambiado los parámetros de las cuentas PUC, puedes agregar o modificar dicha configuración en las cuentas de la siguiente manera:
-
- 💻 Ingresa a través de: Estructuración ➡️ Contabilidad ➡️ General ➡️ Información exógena
- A tu izquierda selecciona el formato. Por ejemplo: 1001
- Haz clic en el lápiz para editar
- Sube y elige el concepto
- Cuando ya lo tengas, en la parte inferior del detalle podrás observar las cuentas que tiene asociadas.
- Pulsa a tu derecha el ➕ para agregar otra cuenta PUC si así lo deseas
- La columna valor y NIT son desplegables y puedes cambiarlas:
- Valor: puede ser neto, saldo, debito o crédito
- NIT: movimiento contable, manual o informante
- Pulsa el disquete para guardar
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Esta infografía puede ayudarte a conocer mejor el proceso (haz clic en cada uno de los pasos) ⬇️:
Genera el reporte de medios magnéticos
📌 Finalmente, cuando hayas realizado las configuraciones necesarias, podrás generar el reporte de medios, de la siguiente manera:
- Ingresa a través de: Informes y consultas ➡️ Informes ➡️ Contabilidad ➡️ Impuestos ➡️ Medios magnéticos y generar los reportes.
- Selecciona el formato a declarar
- Escoge la fecha en los campos: "Desde" y "hasta"
- Esta debe corresponder al año gravable que vas a presentar
- Marca la casilla: "Mostrar cuantías" cuando desees visualizar el saldo de los terceros que tengan menor valor a los estipulados en los formatos
- Esto te permite identificar si hay terceros que vienen o no con movimiento
- Pulsa el botón: "Generar"
- Haz clic en el ícono para exportar a Excel
- Haz clic en el siguiente video, para conocer mucho más de este proceso ⬇️: