Recepción de documentos
      Volver al inicio
      1. Base de conocimiento
      2. Recepción de documentos

      Recepción de documentos electrónicos

      1️⃣ Adquiere tu firma digital

      📌 Antes de configurar la regla de correo electrónico para recibir tus facturas de proveedor debes tener una 'Firma Digital'. 

      • Softpymes SAS realizó una alianza estratégica con ANDES SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DIGITAL S.A para ofrecer a nuestros clientes la firma digital de forma rápida y con descuento exclusivo para los usuarios de Pymes+.
      • Podrás adquirir el certificado de firma digital para documentos electrónicos con vigencia de un (1) año. Siguiendo estos pasos:
        • 💻 Ingresa a través de: www.softpymes.com.co
        • Haz clic en el ícono del chat en nuestra página principal para comunicarte con mercadeo
        • Pulsa en la opción: Adquirir servicios adicionales para mi suscripción Pymes+
        • Diligencia la información de tu empresa y así se contactaran contigo.

      2️⃣ Conoce cuál es tu buzón electrónico para recepción de documentos:

      📌 Cuando ya tienes tu firma digital, puedes acceder al buzón virtual que te conectará con los estados de tus documentos electrónicos emitidos. Para conocer tu buzón sigue estos pasos:

      • 💻 Ingresa a través de: Estructuración ➡️ Contabilidad ➡️ Compras ➡️ 'Recepción documentos electrónicos:

      Este es un 'ejemplo' del buzón que debes copiar ➡️

      		 Gmail y Outlook-2

      ⚠️ Recuerda que, este buzón es diferente para cada compañía

      3️⃣ Configura tu correo para recepción

      📌 Para recibir las facturas de tus proveedores, configura una regla de redireccionamiento en tu servidor de correo electrónico y automáticamente se vean los documentos en Pymes+. 

      Aquí te dejamos los pasos para hacerlo en Outlook y Gmail:

      Esta imagen es un ejemplo:
      blob

      blob (1)
      Outlook

      Gmail

      Una vez hecha la regla puedes disfrutar de esta funcionalidad en Pymes+.

      💡 Recuerda que al incluir tu BUZÓN ELECTRÓNICO en la regla de reenvío de tu correo electrónico, necesitarás un código de verificación para gmail y outlook que puedes solicitar a nuestro equipo a través de un ticket en el siguiente enlace:

      ➡️ https://soporte.softpymes.com.co/

      🚫 Evita utilizar este correo para otros fines que NO sean la recepción de documentos electrónicos.

      4️⃣ Comunica a tus proveedores los detalles importantes que deben considerar al generarte documentos electrónicos:

      📌 El correo enviado por tu proveedor (a quién le compras mercancías) debe cumplir con los requisitos indicados por DIAN para el envío de documentos electrónicos, en este caso, contener un archivo.zip con:

      1. AttachedDocument
      2. PDF(Opcional)
      3. ZIP con adjuntos(Opcional) 
        Los archivos que se deberán adjuntar en una carpeta comprimida (.zip) al momento de emitir un documento según resolución de la DIAN son:

      Attached Document: Es la validación requerida por la DIAN al documento emitido, con especificaciones obligatorias en su estructura según el Anexo técnico de la DIAN.

      Representación gráfica en PDF: Necesario para visualizar el documento en la plataforma. Obligatorio para el proveedor tecnológico, no para la DIAN.

      Anexos: Se deberán enviar en un .zip los anexos (soportes comerciales) del documento. No es obligatorio

      5️⃣ Realiza los estados de acuse a tus documentos

      Ahora puedes actualizar los estados de acuse a través de 'Informes y Consultas ➡️ Consultas ➡️ Consulta recepción de documentos.

      • Esta es una imagen del informe:

      MicrosoftTeams-image-1

      • Haz clic en el siguiente video, para conocer mucho más de este proceso ⬇️:

      ⚠️ Los documentos electrónicos que aceptes o rechaces a través de esta nueva funcionalidad consumirán de tu paquete de documentos vigente.